רוב המדפסות מתוכננות לשימוש ביתי או עסקי קטן. באופן כללי, מדפסות עסקיות מיועדות לרוב לטקסט ומעט גרפיקה, בעוד שמדפסות ביתיות (בדרך כלל הזרקת דיו) שמות דגש על טקסט ותמונות באופן שווה. אפשרויות ייעודיות כוללות מדפסות צילום ייעודיות וכמעט ייעודיות ומדפסות תוויות. (גם בקרב מדפסות מיוחדות, מדפסות תלת מימד הן מקרה מיוחד, ומעבר להיקף הדיון הזה.) במידה ואתם מעוניינים בעיקר להדפיס תמונות, ייתכן שתרצו גם מדפסת שיכולה לעשות דברים אחרים, לכן היה ברור בהיקף כולו של צרכי ההדפסה שלכם לפני שאתה קונים מדפסת.
סוגי המדפסות הנפוצים – רוב המדפסות נועדו להדפיס טקסט, גרפיקה או תמונות. באופן כללי, מודלים עסקיים משתמשים בטכנולוגיית לייזר והם מכוונים לטקסט (ולפעמים גרפיקה), בעוד שמדפסות ביתיות (בדרך כלל הזרקת דיו) מיועדות לתמונות. במסגרת שיקולים אלה, המדפסות עדיין שונות מאוד באיכות הפלט לקטגוריות אלה. מדפסות עסקיות מסוימות יכולות להתמודד עם כל שלושת סוגי הפלט בצורה מספיק טובה כדי שניתן יהיה להשתמש בהן להדפסה של חוברות וחומרי שיווק אחרים במקום להזמין שירותי הדפסה חיצוניים ולחסוך בקלות זמן יקר והדפסה מסורבלת. משום העובדה שההדפסה פר עמוד תהיה מן הסתם זולה יותר, אין ספק שעסקים יעדיפו מדפסת לייזר.
מדפסות הזרקת דיו זולות משמעותית, אך ההדפסה עצמה תעלה לכם הון, אלא אם אתם מדפיסים מעט מאוד כך שתהיו אדישים להוצאה השולית עבור ההדפסות, מתקלקלות מהר יותר ואנן מאפשרות שימוש אינטנסיבי המאפיין משרדים.
עומס עבודה חודשי – חלק מהמדפסות המשרדיות מאפשרות הדפסת מספר גדול יותר של עמודים (שחול-לבן או צבע), כמו כן מדפסות מקצועיות מאפשרות שימוש אינטנסיבי יותר מאחרות ללא צורך בשירות טכני או החלפת חלקים מתכלים (טונרים, תופים, רצועות וכיו"ב) ורציפות העבודה מתאפשרת ללא תקלות ועיכובים.
זכרון – הזכרון הפנימי מהווה רכיב חיוני המאפשר עבודה מהירה יותר ותקשורת יעילה בין מחשב המשתמש למדפסת, עיבוד מסמכים כבדים יותר ותמונות (הדפסת עלונים ומסמכים ארוכים) ללא השתהות מיותרת , במיוחד כאשר המדפסת משותפת בין מספר עובדים במשרד.
מהירות הדפסה – בהמשך לסיעף קודם, ככל שמהירות ההדפסה גבוהה יותר, כך יותר משתמשים יוכלו לחלוק מדפסות, משרדי עו"ד למשל מדפיסים מסמכים כגון חוזים, תביעו וכיו"ב בכמויות גדולות ובמספר עותקים. במקרים אלו, הזמן שיאבדו בהמתנה להדפסת מסמך יעלה יותר מעלות המדפסת…
מדפסת אלחוטית – חיבור אלחוטי לרשת מאפשר ניוד של המדפסת לכל משרד, שימוש מכל מחשב המחובר לרשת ושיתוף מדפסת נטול כבלים מיותרים, במיוחד כאשר אין אישור לבצע עבודות תשתית או פחות משתלם.
מגוון שימושים – האם יש צורך במדפסת המאפשרת הדפסה בלבד או משולבת המאפשרת גם הדפסה, גם צילום מסמכים (סורק) וגם פקס משולב? אין צורך להשקיע במוצרים נפרדים או לבזבז מקום במשרד כאשר מכשיר אחד יכול לבצע ביעילות את כל האמור.
